Wat is Zaakgericht Werken?
Om belanghebbenden 24/7 en online te informeren over de status van hun zaak moeten de procesverantwoordelijken hun administratie zaakgericht inrichten. Elke hoeveelheid werk, waarvan kwaliteit en doorlooptijd bewaakt moet worden, wordt vastgelegd als zaak. Bij elke zaak hoort altijd een zaakdossier met alle relevante archiefwaardige documenten van deze case.
Waarom Zaakgericht Werken?
Zaakgericht werken verbetert de terugvindbaarheid van documenten enorm. Door kenmerken zoveel mogelijk bij de zaak vast te leggen en documenten altijd op te nemen in een zaakdossier, kan via al deze kenmerken van de zaak, een document worden teruggevonden en is de context van een document altijd bekend. Door het aantal verplichte kenmerken bij het opnemen van een document in een zaakdossier tot het documenttype te beperken, wordt bevorderd dat behandelaars daadwerkelijk álle relevante documenten in het zaakdossier opnemen en automatisch de bijbehorende procesinformatie wordt vastgelegd.
Informatievoorziening op orde
Indien alle documentatie over een klantvraag digitaal wordt opgeslagen onder een zaaknummer, dan heeft dat grote voordelen.
De volledige case en de bijbehorende documentatie (correspondentie, e-mailwisselingen, bouwtekeningen en scans) kan door alle betrokkenen op elk moment zelfstandig worden ingezien. Dit biedt de nodige transparantie en maakt zaken inzichtelijk, zodat er minder op papier hoeft te worden verspreid.
Voordelen van Zaakgericht werken
Informatie geautomatiseerd
op orde
Van informatie naar kennis
Content in context
Efficiëntere dienstverlening
ZAAKGERICHT WERKEN IN ACTIE ZIEN?